使用Gmail擴充來增強郵件處理效率的技巧

Gmail是使用相當頻繁的Google服務之一，筆者在此介紹幾項Gmail的小技巧與好用的瀏覽器擴充，希望能提升您的Gmail操作效率。

Gmail技巧一、快捷書籤

Gmail提供了將收件匣拖放到書籤列而形成快捷書籤的功能，可惜這個作法只適用於Google Chrome，如果你使用的瀏覽器正好是Chrome的話，那麼這個小技巧非常適合使用。操作步驟很簡單：

1. 瀏覽Gmail網頁
2. 用滑鼠左鈕按住收件匣不放，再將滑鼠移到書籤列的空白處再放開左鈕
3. 書籤列會多出一個收件匣的連結，以後只要點擊此連結就會開啟Gmail的收件匣網頁

   

除了收件匣以外的郵件匣是否也能拖放到書籤列上呢？例如標示為「已加星號」的重要事項資料匣如果也能置放在標籤列，就能更快速的隨時開啟；可惜除了收件匣以外的項目都無法直接拖到書籤列，但是我們能手動以修改的方式讓其餘的項目也加到書籤列，以下是操作的步驟：

1. 再多拖放另一個收件匣到書籤列，或者你也可以在第一個Gmail書籤上按右鍵再複製，將游標移動到書籤列的空白位置後按貼上，這樣也能製作出第二個Gmail書籤
2. 點擊要新增的項目，將網址複製到系統剪貼簿；例如「已加星號」的網址是「https://mail.google.com/mail/ca/u/0/?shva=1#starred」

3. 在第二個書籤列收件匣上按右鍵，選擇【編輯】，在彈出的【編輯書籤】對話窗裡將書籤名稱與網址都修改成已加星號的內容，【網址】貼上由步驟2複製到剪貼簿的內容。

   

4. 修改完畢後按〔儲存〕，第二個Gmail書籤就變成已加星號的快捷連結了。我們自己建立的標籤資料匣，例如「稍後再看」或「待辦事項」等標籤，也能依照此處的技巧將之置放到書籤列，從而加速開啟常用郵件的速度。

Gmail技巧二、變更功能按鈕為更容易理解的文字

當我們閱讀一封郵件時，顯示在上方的功能按鈕是以圖示來呈現，但可惜Gmail的這幾個按鈕圖示不是很清楚的表達自身的功能，經常都必須將游標移到圖示上來顯示其功能說明，而這個動作很明顯的會降低我們的操作速度，也容易讓人分心，我們可以使用下列步驟將圖示切換為既清楚又直接的文字。

1. 按右上角的齒輪圖示再點選【設定】以進入設定網頁，在一般設定分頁往下找【按鈕標籤】
2. 點選【文字】則功能按鈕會以文字形式呈現；若仍想繼續使用圖示的話，依同樣步驟再點選【圖示】即可。
3. 點擊網頁最下方的〔儲存變更〕以存入設定。變更按鈕標籤後的文字樣式如下，是否覺得清楚許多了呢？

Gmail技巧三、Snooze Your Email－讓郵件打瞌睡

的Snooze Your Email for Gmail擴充功能讓我們把某封特定的郵件加上鬧鐘裝置（讓郵件打個盹兒），設定在一段時間後重新出現在眼前，當我們正在忙或突然湧入大量郵件時，就能善用這個擴充而不遺漏重要的郵件。

打瞌睡的擴充有兩個：

1. Boomerang（網址：http://goo.gl/SrjA4）：適用於Firefox、Google Chrome與Safari，每月4.99美元
2. Snooze Your Email for Gmail：免費，但只支援Google Chrome

對於使用Chrome的人而言，當然是使用免費的Snooze了。安裝Snooze後，〔貪睡〕按鈕就會出現在上方的功能列，在郵件裡按〔貪睡〕就能指定讓郵件打多久的瞌睡。

時間一到就會有提示顯示在系統匣，並且讓我們選擇開啟該封郵件或繼續讓它打盹兒。

增加繁體中文版本

但可惜Snooze只有簡體中文，且在處理中文顯示時發生錯誤，導致功能選項會是亂碼：

以下是臨時的解決步驟，除了增加繁體中文外，也把原本要顯示星期的亂碼改成日期。

步驟1

切換資料夾到Snooze擴充的安裝目錄（C:\Users\使用者代碼\AppData\Local\Google\Chrome\User Data\Default\Extensions\pbmfoncgccdhoknelpglaacbgkclcape\3.2_0\_locales\），並建立zh_TW子資料夾。

步驟2

由下列網址下載messages.json與content_script.js，再分別存入指定的資料夾
messages.json(http://goo.gl/gtfO0)複製到C:\Users\使用者代碼\AppData\Local\Google\Chrome\User Data\Default\Extensions\pbmfoncgccdhoknelpglaacbgkclcape\3.2_0\_locales\zh_TW"
content_script.js(http://goo.gl/PBjri)複製到C:\Users\使用者代碼\AppData\Local\Google\Chrome\User Data\Default\Extensions\pbmfoncgccdhoknelpglaacbgkclcape\3.2_0\js\

Gmail技巧四、強化待辦任務功能

Gmail內部的工作表（Tasks，即待辦事項）功能比較陽春，想要使用更完整的待辦管理可以安裝Remind Me - by Astrid應用程式來使用Astrid Todo Manager。安裝後在左上角的功能清單裡就會多出【Astrid Tasks】選項。

點擊功能表【Astrid Tasks】選項後會在右下角顯示待辦清單，如果點擊清單項目右方的〔↗〕則能開啟這個指定的清單群組，而且能同時顯示一個以上的待辦清單。

▼由我的清單開啟新的視窗

▼同時顯示兩個清單：@Read與Test

某封郵件必須列入待辦事項時，只要點擊上方的〔Remind Me〕按鈕，並填入額外資訊即可。

安裝Remind Me後同時也會在網址列右側多出按鈕，能設定成顯示Astrid待辦清單或新增任務，方便我們操作待辦事項。

新增好的待辦事項當然都能到astrid.com網站維護與處理。

Gmail技巧五、與社交網站緊密結合

如果你是Facebook或Twitter等社交網站的重度使用者的話，Gmail的PowerInbox擴充程式能讓Gmail和常見的社交網站整合在一起，使電子郵件和社交服務溶為一體、渾然天成。下面是使用前與使用後的對照：當我們收到Facebook寄來的信件時只會顯示通知的訊息，而使用PowerInbox並登入Facebook後，直接在Gmail裡就能看到該封通知的內容：

▼使用PowerInbox前

▼使用PowerIndex後

安裝後在Gmail最頂端的工具列會多出【PowerInbox】選項，點擊就能做顯示設定，例如是否要在Gmail側邊顯示嵌入Facebook或Twitter的即時內容。

如果你想直接在處理郵件時就能直接在Gmail右側看到Facebook內容而不用另開新分頁的話，這個Sidebar功能是很方便的設計。

▼顯示在Gmail頁面最右側的PowerInbox Sidebar

PowerInbox的優點是一體兩面，在享受它的整合便利性的同時，也要注意可能讓你的工作效率因分心而打了折扣喔。

Gmail技巧六、讓附件能使用更多種類的雲端硬碟－Attachments.me for Gmail

安裝好Attachments.me後，請先關閉Google Chrome再重新啟動一次，讓它的啟始動作能完成。

重新進入Gmail時會彈出Attachments.me的教學導覽對話窗，如果想先看一下的話請按【Let’s go learn】，不想看則按【Skip】。建議讀者們在第一次使用時不妨花個幾分鐘瀏覽一下，能迅速掌握Attachments.me的功能精髓。

首先由收信匣開啟Attachments.me寄來的郵件，郵件裡有附件能用來說明此擴充的功能。

帶有附件的郵件在右側邊會出現快速傳送到雲端硬碟的連結。點擊【Send to Dropbox】或【Send to Your Cloud】後會彈出【Send your attachments to the cloud】對話窗，讓我們挑選要新增為附件的對象。

而Attachments.me的設定與帳號管理則是在最上方右側，此按鈕提供了搜尋附件、添加自動封存規則、說明與帳號管理等功能。

當我們在撰寫郵件時，預設的【使用雲端硬碟插入檔案】是使用Google Drive，而右下角的【Share from your cloud】則是【Attachments.me】提供的其他雲端硬碟服務。

點擊【Share from your cloud】後會彈出【Share a Collection or File】對話窗，能讓我們由Attachments.me網站、Dropbox、Google Drive等雲端硬碟或電腦硬碟挑選需要的檔案，清單裡的【Your Files & Collections】與【Favorites】都是使用對話窗右下角的【Manage Files and Collections】連到Attachments.me網站後上傳檔案建立出的檔案清單。

挑選好要插入的附件檔案後，檔案會先上傳到Attachments.me網站，而插入郵件裡的是檔案連結，收信人閱讀郵件時點擊連結就能在瀏覽器看到檔案或下載存到硬碟裡。因為附件是以連結的形式呈現，以往因為加了超大附件而造成郵件超過許可大小的問題就消失了。可惜天下沒有白吃的午餐，想要有無限制的附件空間每個月必須付9美元給Attachments.me，而免費版的使用限制如下：

• 附件檔最大100MB
• 最多只能存放2GB的檔案容量
• 最多兩個自動封存規則
• 只能搜尋最近一個月的附件
• 每個月只能插入75個附件

Gmail技巧七、透過IFTTT連結各式各樣的網路服務

IFTTT.com網站提供連接常用網路服務接力處理的功能，由網站名稱「如果這樣，那就那樣（IF This Then That）」就能理解它的超強功能。在使用上串連兩個網路服務，當第一個網站發生某個狀況時，自動觸發第二個網站接續處理，更方便的是IFTTT為每個服務整理了多個「食譜」，方便具有相同情境的使用者直接套用或複製後修改使用，免除自行建立規則的時間，也能由食譜來學習以根據本身需求建立新的規則。

開始使用IFTTT的食譜之前必須先在IFTTT.com註冊帳號，瀏覽「http://ifttt.com」後按【Join IFTTT】並填入帳號資訊以建立使用帳號。

建立帳號後會進入IFTTT首頁，此頁面介紹了IFTTT的基本概念，「this」是觸發器（Trigger），而「that」會產生動作（Action）。我們點擊右上方的【Channels】以顯示所有能使用的頻道（亦即IFTTT能使用的網路服務），並啟用Gmail、Google Drive等與Google相關的頻道。

啟用的步驟是：先點擊要啟用的頻道，例如我們在頻道頁面找到灰階顯示的Gmail圖示並點擊之，變成彩色圖示已啟用完成。

出現Gmail頻道網頁後按〔Activate〕以啟用Gmail頻道。

當Google的授權確認頁面出現後按【授予存取權】，讓IFTTT能讀取Gmail的郵件資料。

比照上述步驟一併啟用Google Drive與Google Calendar等頻道。

在Gmail頻道的啟用網頁下方就有常用的Gmail食譜，【Browse more Recipes】或上方的【Browse】可以進入搜尋食譜網頁，在目前的五千多個與Gmail有關的食譜裡找到我們要用的食譜。

好用Gmail食譜一、將加上星號的郵件自動新增到Google Drive

搜尋「Archive starred Gmails to Google Drive」，點擊右側的三角形圖示就能看到這個食譜的詳細設定內容：

• 最右側的【Gmail Ingredients】有所有能使用的Gmail欄位，選好某個欄位並點擊加到中間的輸入欄位裡，網頁裡背景為淺藍色的就是使用的Gmail欄位
• 中間的【Action】→【Create a document】表示動作是建立Google Drive文件，而文件名稱（Document name）是Gmail郵件的主旨
• 【Drive folder path】欄位是新增文件檔存放在Google Drive的Starred Gmails資料夾裡
• 【Content】欄位指定新增文件的內容由來自Gmail的重要欄位組成
  確定無誤後按下〔Use Recipe〕將這個食譜加為個人食譜，以後當有Gmail郵件被加上星號，就會自動產生一個Google Drive文件
  

在個人食譜區裡可以看到要使用的食譜設定，我們可以選擇是否要關閉執行或立即執行食譜，讓設定條件馬上執行（預設是每15分鐘執行一次），執行後的結果則可以按【View activity】來查看。

好用Gmail食譜二、將加上@todo標籤的郵件自動新增到Google日曆

由IFTTT.com首頁點擊上方的【Browse】後搜尋「labeled as "ToDo"」並依據食譜一的步驟啟用。將郵件加上「@todo」標籤時，該郵件的相關資訊就會新增到Google Calendar裡變成一個事件項目。

這個食譜的觸發器是使用Gmail的搜尋條件「label:@todo」，我們可以依樣畫葫蘆的將@todo替換成自己有在使用的標籤，例如「有空再看」或「業務會議」等。

好用Gmail食譜三、將加上@todo標籤的郵件自動新增到Astrid.com

Astrid.com是一個提供待辦清單的網站，我們可以搜尋「Create Astrid task from Gmail label」在Use Recipes後做下列修改：

• Label欄位修改為「@todo」
• To address欄位填入「new@astrid.com」

當郵件被加上@todo標籤時就會自動將郵件內容新增到Astrid.com而形成一個待辦任務。

本文摘自「Google教我的101個工作最佳化」一書，書中尚有許多精彩內容‘請自行閱讀。

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