當簡報在準備時,草稿經常需要傳給許多相關成員預先檢視並提供修改意見,一開始還能用E-Mail傳遞,但隨著檔案越來越大,就必須使用FTP、USB隨身碟等方法來複製檔案。PPTminimizer與Sun Presentation Minimizer正是用來解決這個煩人問題的解決工具。
PPTminimizer是商用軟體,費用29.95歐元。安裝後可以有12天的評估時間,執行後指定好要轉檔的檔案後,按一個鈕就可以減肥了。
Sun Presentation Minimizer(SPM)則是適用於OpenOffice.org 2.3與StarOffice 8的擴充。安裝步驟如下:
- 下載Sun-Presentation-Minimizer_Win32Intel.oxt(另有Linux、Solaris等版本可下載)
- 執行【OpenOffice 2.3→Tools→Extension Manager…→任選My Extensions與OpenOffice Extensions其中一個→按右方的〔Add〕】→指定步驟1下載的檔案後按確定
- 再度開啟PowerPoint檔後,於Tools功能表上會多出【Minimize Presentation…】功能項
【Minimize Presentation…】選項是以精靈選單的方式呈現,首先會出現縮小方式的種類:
- Screen optimized:螢幕最佳化縮小,能產生最小的檔案大小
- Projector optimized:投影機最佳化縮小
- Print optimized:印表最佳化縮小
我用一個檔案大小為7,768,064位元組的PPT檔,分別用PPTminimizer與SPM執行後比較如下(皆使用預設選項):
| 縮小工具 | 縮小後大小 | 產生格式 |
| PPTminimizer | 1,948,672 Bytes | PPT格式 |
| SPM | 1,655,034 Bytes | .mini格式,OpenOffice能開啟,但PowerPoint無法讀取 |
OpenOffice.org是我平常使用的Office軟體,因此SMP自然會是我的推薦了。
參考:Sun Presentation Minimizer serves purpose, but needs work
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